Abstimmungsverfahren (Regeln)

Einleitung

Innerhalb des Interoperabilitätsforums erarbeiten wir so genannte Konsensus-Standards. Das bedeutet, dass Teile des Standards selbst aber auch abgeleitete Spezifikationen wie zum Beispiel Implementierungsleitfäden in einer Gruppe vom Personen, die dann in der Regel ihre Organisation vertreten, abgestimmt werden. Dies bezeichnet man als Abstimmungs- (ballot) oder Kommentierungsverfahren. Dazu sind ggf. mehrere Abstimmungsrunden notwendig, um alle Kommentare qualifiziert mit Konsens auflösen zu können. Ausgangssituation ist in der Regel ein Dokument, das zur Abstimmung gestellt wird. Nach angemessener Ankündigung der Abstimmung melden sich diejenigen, die abstimmen wollen (voter), zum Verfahren an und liefern Kommentare ab. Zudem wird eine Gesamtbeurteilung erwartet, die negativ, positiv oder auch eine Enthaltung ist.

Das Balloting unterliegt entsprechenden Regeln. Die Grundlagen dazu sind für HL7 Deutschland bei HL7 International (GOM, Bylaws) als auch auf der Ebene der Affiliates (Affiliate Agreement) festgelegt.

Abstimmungsverfahren zur Feststellung von abgestimmten Definitionen und Kommunikationsszenarien

Ergebnis des Prozesses

Am Ende des Verfahrens wird festgehalten, ob das vorgelegte dokument bzw. Spezifikation angenommen oder abgelehnt wurde.

Verfahren für vorgelegte Materialien

Vorgelegte Materialien können in einem der folgenden Verfahren zur Abstimmung bzw. Kommentierung gestellt werden:

Verfahren	Kommentar	Optional/ Verpflichtend	Internationale Entsprechung
Informativ	Das Material hat informativen Charakter, wird derzeit nicht als normativ angesehen, aber ist dennoch zur allgemeinen Veröffentlichung und Kommentierung gedacht. Die erarbeitende Organisation möchte ein "Stimmungsbild" einfangen, um die generelle Ausrichtung zu überprüfen bzw. grundlegende Meinungen zu bekommen.	optional	informative/ comment only
Standard zur Probe (STU)	Das Material soll nach Freigabe für einen Zeitraum von (mindestens) zwei Jahren als stabil betrachtet werden, damit es in einer Implementierungsphase auf Tauglichkeit getestet werden kann. Danach muss es nochmal als normativ zur Abstimmung gebracht werden.	optional	Standard for Trial Use (STU)
Normativ	Das Material ist komplett und fertig erarbeitet und soll endgültig angenommen werden.	verpflichtend	normative

Teilnahme

• Alle Mitglieder des Interoperabilitätsforums sind teilnahmeberechtigt, d.h. dürfen Kommentare abgegeben. Juristische Personen müssen sich jeweils durch eine natürliche Person vertreten lassen.

• Simmberechtigt sind aber nur Mitglieder der durchführenden Organisation. Jeder in die Liste aufgenommene Person hat eine Stimme.

• Es wird eine Teilnehmerliste geführt, in der wird lediglich der benannte Vertreter aufgenommen. Auf die Aufnahme in die Liste besteht ein Anspruch. Hierbei muss festgehalten werden, ob diese Person ein offizieller Vertreter der durchführenden Organisation ist und die Stimme zählt.

Prozess

• Mindestens 30 Tage vor Beginn des Abstimmungsverfahrens ist ein solches allen Teilnahmeberechtigten unter Nennung des Inhalts, Art des Materials und der Fristen anzuzeigen (Ankündigungsphase). Hierbei ist anzugeben, wer die durchführende Organisation ist, damit die Stimmberechtigten ermittelt werden können. Mit Beginn der Ankündigungsphase bis zum Ende der Abstimmungsphase können sich die Teilnahmeberechtigten schriftlich melden, wenn sie im Verfahren abstimmen wollen. Hier reicht eine formlose Email an info@interoperabilitaetsforum.de.

• Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt das Abstimmungsverfahren. Die Spezifikationen müssen allen gemeldeten Teilnahmeberechtigten in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht über unsere Seite Abstimmungsverfahren. Die Dauer des Abstimmungsverfahrens wird vorab in der Ankündigungsphase bekannt gegeben, hängt vom Umfang des Abstimmungsmaterials ab und liegt im Ermessen des Durchführenden, beträgt aber mindestens 30 Tage. In dieser Zeit können die gemeldeten Teilnahmeberechtigten ihre Kommentare und die Stimmberechtigten ihr Stimme abgeben. Negative Stimmen müssen, um als solche gewertet zu werden, entsprechende sachlich kommentierende Stellungnahmen enthalten, positive Stimmen bzw. Enthaltungen können kommentiert werden. (Das hierfür zu nutzende Spreadsheet ist hier zu finden.)

• Eine Abstimmungsphase gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn mindestens 5 Teilnehmer ihre Stimme abgegeben haben. (Die Autoren der Materialien sind ebenfalls stimmberechtigt.)

• Nach Ablauf des Abstimmungsverfahrens werden Stimmen und Kommentare zusammengefügt, wiederum kommentiert und im Interoperabilitätsforum veröffentlicht. Negative Kommentare müssen von der erarbeitenden Projektgruppe dabei als „angenommen“, „abgelehnt“ oder „nicht überzeugend“ gekennzeichnet und kommentiert werden. Zur Auflösung negativer Kommentare sind einvernehmliche Vereinbarungen zwischen dem Autor des Kommentars und dem Einreicher der Spezifikation anzustreben. Negative Stimmen oder Kommentare können bei Übereinstimmung der weiteren Vorgehensweise und verbunden mit der Verpflichtung der Änderung seitens des Einreichenden der Spezifikation zurückgezogen werden. Dies hat schriftlich zu erfolgen. Kann ein negativer Kommentar nicht einvernehmlich aufgelöst werden, entscheidet der Vorstand der abstimmenden Organisation über die weitere Vorgehensweise. In jedem Fall ist ein nicht aufgelöster negativer Kommentar mit der Spezifikation zu veröffentlichen.

• Abschließend werden den Teilnehmern des Abstimmungsverfahrens alle Kommentare und die im Verfahren vorgenommenen Änderungen der Spezifikation mitgeteilt. Wenn innerhalb einer vorab festgelegten Einspruchsfrist kein Widerspruch erfolgt, gelten die Änderungen als festgestellt. Der Widerspruch muss schriftlich begründet werden und darf sich nur auf die innerhalb des Abstimmungsverfahrens erfolgten Änderungen an der Spezifikation beziehen. Letztlich entscheidet der Vorstand über die Wirksamkeit des Widerspruchs.

• Für die Annahme einer Spezifikation sind 80 Prozent Ja-Stimmen von der Summe der eingegangenen Ja- und Nein-Stimmen der Teilnahmeberechtigten sowie eine Abgabe von mindestens 5 Stimmen notwendig. Als Stimmen zählen alle im Abstimmungsverfahren abgegebenen Ja-Stimmen, soweit der Stimmberechtigte nicht im Verfahren widersprochen hat sowie alle negativen Stimmen im Abstimmungsverfahren, soweit der Stimmberechtigte nicht zusätzlich im Verfahren widersprochen hat sowie alle abgegebenen Enthaltungen. Gehen weniger als 5 Stimmen ein, gilt die Spezifikation als abgelehnt und das Abstimmungsverfahren als beendet. Verliert ein gemeldeter Teilnahmeberechtigter während des Abstimmungsverfahrens die Teilnahmeberechtigung, gilt er als nicht gemeldet.

• Entstehen durch die Auflösung der Kommentare substanzielle Änderungen an der Spezifikation, so ist die Abstimmung zu wiederholen. Hierbei sind teilnahmeberechtigt nur die Teilnehmer aus der vorhergehenden Runde, die eine gültige Stinme abgegeben haben. Dabei dürfen dann nur neue Kommentare abgegeben werden, die sich auf die geänderten Stellen beziehen. (Dieser Zyklus ist ggf. solange zu wiederholen, bis die Spezifikation als angenommen gilt oder gar keine Einigung erzielt werden kann.

• Vor Freigabe der Ergebnisse sind diese zu veröffentlichen.

HL7 Deutschland

Für HL7 Deutschland verwendet das o.g. Regelwerk. Stimmberechtigt sind alle Mitglieder bzw. deren benannte Vertreter.

IHE Deutschland

IHE Deutschland schließt sich bis auf weiteres diesem Verfahren an. Stimmberechtigt sind ebenfalls Mitglieder bzw. deren benannte Vertreter.

andere Organisationen im Interoperabilitätsforum

Anderen Organisationen steht es frei, sich ebenfalls dem o.g. Regelwerk zu unterwerfen und festzulegen, wer stimmberechtigt ist.

HL7 International

Das Verfahren wird bei HL7 International prinzipiell gleich durchgeführt. Neben den direkt Mitgliedern von HL7 International haben auch die Affiliates eine entsprechende Anzahl von Stimmen, die sich nach der Anzahl der jeweiligen Mitglieder richtet. Für HL7-D bedeutet dies derzeit 25 Stimmen. Diese Stimmen werden von sogenannten "Votern" (s.u.) abgegeben, die namentlich benannt und bei HL7 International offiziell gemeldet sein müssen. (Die Voter bekommen dann eine entsprechende Zugangskennung.)

Die Aufgabe der Voter ist es, sich während der Anmeldephase auf der entsprechenden Webseite (Ballot Home) für die jeweiligen Materialien anzumelden (Home: Join a Pool). Welche das sind, wird ihnen über den eMailverteiler (voter@hl7.de) mitgeteilt. Kurz vor Ablauf der Ballotphase sollten dann die Ergebnisse mit den Kommentaren feststehen, so dass die Voter dann ihre jeweilige Stimme gemäß dieser Vorgabe abgeben sollten. Hierbei reicht auf der Seite "Vote" ein entsprechendes Kreuz zu machen:

• no Return - Standardeintrag, wenn noch keine Stimme abgegeben wurde
• Affirmative - Zustimmung
• Negative - Ablehnung
• Abstain - Enthaltung

Bei Ablehnung muss noch eine Begründung geliefert werden. Dies geschieht in der Regel durch denjenigen, der sich das Material angesehen hat. Deshalb wird meistens folgender Text unter "Vote Comment" eingetragen: "Please see comments provided by xxxxx". Auf wen dann konkret zu verweisen ist, wird dann ebenfalls mitgeteilt.

Im Zuge der Auflösung der Kommentare (in diesem Prozess ist der Reviewer dann verstärkt eingebunden) wird dann auch mitgeteilt, wann der (negative) Kommentar wieder zurückgezogen werden kann. Dies geschieht ebenfalls über den Emailverteiler.

IHE International

Das Balloting internationaler Materialien erfolgt über die individuellen Domänen bei IHE International. teilnahmeberechtigt sind aktive Mitglieder (Details: www.ihe.net).

Durchsicht der Materialien (Review) vs. Stimmabgabe (Voting)

Eine immer wieder auftauchende Frage ist nach den Verantwortlichkeiten der beiden Rollen:

Im Prinzip kann jedes Mitglied von HL7 Deutschland sich das Material ansehen (Zugang über die Mitgliederwebseite, http://www.hl7.de/publikationen/abstimmungen.php) und dann kommentieren. Im allgemeinen wird die Ankündigung von diesen Abstimmungsverfahren von HL7 USA an die TC-Liste weitergeleitet, so dass jeder informiert ist und sich auf der Ballotseite umsehen und dann frei entscheiden kann, ob er zu einem bestimmten Paket etwas beitragen kann bzw. möchte.

Sollte sich jemand entscheiden, zu einem Ballot etwas beitragen zu wollen, so sollte er auf die Ankündigungsemail möglichst zügig reagieren und mitteilen, zu welchem Paket dann eine Kommentierung erwartet werden kann. Die Summe aller dieser Meldungen wird dann den Votern zwecks Anmeldung wie oben geschildert mitgeteilt.

Zum Ablauf der Frist wäre es dann aber auch toll, wenn dann die Kommentare - oder zumindest die intendierte Stimme - rechtzeitig abgeliefert werden, damit die Voter entsprechend abstimmen können. Der Koordinator (einer der Voter) wird dann die Aufgabe übernehmen, auch die Kommentare auf die Ballot-Seite hochzuladen, so dass alle anderen dann ggf. (im Falle einer negativen Stimme) auf diesen verweisen kann. Das Hochladen der Kommentare kann unabhängig von den Stimmabgaben der Voter geschehen. Sollte also ein Reviewer im Zuge der Durchsicht feststellen, dass es negative Kommentare geben wird und deshalb ein Paket abzulehnen ist, so sollte dies möglichst umgehend mitgeteilt werden, damit möglichst viel Zeit zur Stimmabgabe bleibt.

Personenzuordnung (alphabetisch)

Nachfolgend die Liste der (bei HL7 International derzeit gemeldeten) Personen:

Person	Voter (international)	Balloter (Spezialisierung)	Kommentar
Mathias Aschhoff (RZV)	x	CDA
Thomas Bender (Agfa Healthcare)	x
Prof. Dr. Bernd Blobel (e-Health Competence Center)	x	Security, EHR
Dominik Brammen (Uni Magdeburg)	x	Emergency
Brad Genereaux (Agfa)	x
Daniel Flemming (Katholische Stiftungshochschule München)	x	Pflege (Patient Care), CDA
Dr. Christof Gessner (MxDx)	x
Dr. Christine Haas (DIMDI)	x
Prof. Dr. Gunter Haroske (Krankenhaus Dresden-Friedrichstadt)	x	Pathologie
Simone Heckmann (Health-Comm)	x	v2, FHIR
Dr. Georg Heidenreich (Siemens)	x
Dr. Kai U. Heitmann (Heitmann Consulting and Services)	x	CDA, Templates
Sander Jones (Agfa Healthcare)	x	v2
Stefan Lang (Lang Health IT Consulting)	x	FHIR
Thomas Norgall (Fraunhofer IIS)	x
Dr. Frank Oemig (DTHS)	x	HL7 v2.x, CDA, Conformance, FHIR
Christian Ohr (ICW)	x
Verena Ritter (Agfa Healthcare)	x
Peter Scholz (OSM GmbH)	x
Andreas Schultz (GS4eB)	x
Prof. Dr. Martin Staemmler (FH Stralsund)	x	Personal Health, Health Records, HL7 v2.x, CDA
Jose Costa Teixeira (Agfa Healthcare)	x
Prof. Dr. Sylvia Thun (Hochschule Krefeld)	x
Patrick Werner (Molit gGmbH)	x	FHIR

Phasen

	Abstimmung
	Kommentarauflösung
	Abgeschlossen und angenommen
	Abgelehnt (erneutes Abstimmungsverfahren notwendig)

Spalten

• Status
• Typ
  • Informativ / zur Kommentierung
  • Standard zur Probe (STU)
  • Normativ
• Version und Versions-Datum
• Link zum PDF, Wiki und zur ART-DECOR-Projektseite
• Informationen zur Abstimmung

Gesamtstimme

Jeder Stimmberechtigte kann zu einem Abstimmunsgverfahren eine Gesamtstimme abgeben. Diese sind:

	Zustimmung (affirmative): der Spezifikation wird (mit ohne weitere Kommentare) zugestimmt.
	Enthaltung (abstain)
	Ablehnung (negative): die Spezifikation wird abgelehnt, dies muss durch Kommentare begründet werden.
–	kein Votum abgegeben (obwohl zum Abstimmungsverfahren angemeldet)

Kommentare

Zu einer Spezifikation können allgemeine oder auf bestimmte Abschnitte bezogene Kommentare abgegeben. Insgesamt werden die folgenden Typen von Kommentare unterschieden. Jeder Kommentar muss einer dieser Kategorien zugeordnet werden.

Negative Stimmen
	Neg‑Mj	Negative Stimme mit Begründung, schwerwiegend. Benutzen Sie diesen Typ, wenn der Inhalt des abzustimmenden Materials aus Ihrer Sicht nicht-funktional oder inkomplett ist bzw. weitere Korrekturen vor der finalen Publikation benötigt. Alle Neg-Mj müssen vom Kommittte gegenkommentiert und aufgelöst werden.
	Neg‑Mi	Negative Stimme mit Begründung, kleineres Problem. Benutzen sie diesen Typ, wenn der Kommentar aufgelöst werden soll, aber nicht die gleiche Bedeutung wie ein schwerwiegender Kommentar hat.
Affirmative Stimmen
	A‑S	Zustimmung mit Kommentar - Vorschlag. Nutzen Sie diesen Typ,wenn das Kommittee dies als Vorschlag nehmen soll um zusätzliche (Hintergrund)Informationen oder Begründungen für die gewählte Lösung anführen soll.
	A‑T	Zustimmung mit Kommentar - Tippfehler, wenn im Material ein Tippfehler oder falsch buchstabiertes oder verwendetes Wort vorkommt.
	A‑C	Zustimmung mit Kommentar - allgemeiner Art (redaktionell)"

Im der Phase der Kommentarauflösung wird die Entscheidung zur weiteren Verwendung des Kommentars festgehalten. Folgende Möglichkeiten existieren:

• Angenommen
• Angenommen mit Modifikationen
• Nicht angenommen
• Nicht relevant
• Zur zukünftigen Verwendung
• Weitergeleitet
• Warten auf Information vom Antragsteller
• Warten auf Information von anderer Arbeitsgruppe