Abstimmungsverfahren (Regeln)

Einleitung

Innerhalb des Interoperabilitätsforums erarbeiten wir so genannte Konsensus-Standards. Das bedeutet, dass Teile des Standards selbst aber auch abgeleitete Spezifikationen wie zum Beispiel Implementierungsleitfäden in einer Gruppe vom Personen, die dann in der Regel ihre Organisation vertreten, abgestimmt bzw. kommentiert werden. Dies bezeichnet man als Abstimmungs- (ballot) oder Kommentierungsverfahren. Dazu sind ggf. mehrere Runden notwendig, um alle Kommentare qualifiziert mit Konsens auflösen zu können. Ausgangssituation ist in der Regel ein Dokument, das zur Disposition gestellt wird. Nach angemessener Ankündigung der Abstimmung melden sich diejenigen, die abstimmen wollen (voter), zum Verfahren an und liefern Kommentare ab. Zudem wird eine Gesamtbeurteilung erwartet, die negativ, positiv oder auch eine Enthaltung ist.

Das Balloting unterliegt entsprechenden Regeln. Die Grundlagen dazu sind für HL7 Deutschland bei HL7 International (GOM, Bylaws) als auch auf der Ebene der Affiliates (Affiliate Agreement) festgelegt.

Art des Verfahrens

Genaugenommen besteht das gesamte Verfahren aus zwei parallel stattfindenden Teilen:

• die Kommentierung
• die Abstimmung

Die Kommentierung dient dazu, Passagen, Stellen oder Teilbereiche zu identifizieren, die fehlerbehaftet oder noch nicht optimal sind, bzw. mit denen man sich aus bestimmten, dann auch konkret zu benennden Gründen nicht einverstanden ist.

Die Abstimmung soll als Ergebnis des Prozesses festhalten, ob man mit der Spezifikation als Ganzes einverstanden (Zustimmung), nicht einverstanden (Ablehnung) ist, oder sich enthält.

Als Kommentare dürfen beliebig viele eingereicht werden, während als Stimme nur eine Angabe zulässig ist.

Feststellung von abgestimmten Definitionen und Kommunikationsszenarien

Verfahren für vorgelegte Materialien

Vorgelegte Materialien können in einem der folgenden Verfahren zur Abstimmung bzw. Kommentierung gestellt werden:

Verfahren	Kommentar	Kommen- tierung	Ab- stimmung	Mindest- teil- nehmer- zahl	Quorum	Optional/ Verpflichtend	Internationale Entsprechung
Informativ/ zur Kommentierung	Das Material hat informativen Charakter, wird derzeit nicht als normativ angesehen, aber ist dennoch zur allgemeinen Veröffentlichung und Kommentierung gedacht. Die erarbeitende Organisation möchte ein "Stimmungsbild" einfangen, um die generelle Ausrichtung zu überprüfen bzw. grundlegende Meinungen zu bekommen.	ja	nein	n/a	n/a	optional	informative/ comment only
Standard zur Probe (STU)	Das Material soll nach Freigabe für einen Zeitraum von (mindestens) zwei Jahren als stabil betrachtet werden, damit es in einer Implementierungsphase auf Tauglichkeit getestet werden kann. Danach muss es nochmal als normativ zur Abstimmung gebracht werden.	ja	ja	5	60%	optional	Standard for Trial Use (STU)
Normativ	Das Material ist komplett und fertig erarbeitet und soll endgültig angenommen werden. (Es kann nur Material hierzu eingereicht werden, dass vorher schon als STU angenommen worden ist.)	ja	ja	5	80%	verpflichtend	normative

Beteiligung am Prozess

• Alle Mitglieder des Interoperabilitätsforums sind an der Kommentierung teilnahmeberechtigt, d.h. dürfen Kommentare abgegeben. Juristische Personen müssen sich jeweils durch eine natürliche Person vertreten lassen.

• Simmberechtigt für die Abstimmung sind aber nur Mitglieder der durchführenden Organisation. Jeder in die Liste aufgenommene Person hat eine Stimme.

• Es wird eine Teilnehmerliste geführt, in der wird lediglich der benannte Vertreter aufgenommen. Auf die Aufnahme in die Liste besteht ein Anspruch. Hierbei muss festgehalten werden, ob diese Person ein offizieller Vertreter der durchführenden Organisation ist und die Stimme zählt.

Durchführung des Prozesses

• Mindestens 30 Tage vor Beginn des Verfahrens ist ein solches allen Teilnahme- bzw. Stimmberechtigten unter Nennung des Inhalts, Art des Materials und der Fristen anzuzeigen (Ankündigungsphase). Hierbei ist anzugeben, wer die durchführende Organisation ist, damit die Stimmberechtigten ermittelt werden können. Mit Beginn der Ankündigungsphase bis zum Ende der Abstimmungsphase können sich die Teilnahmeberechtigten schriftlich melden, wenn sie im Verfahren abstimmen wollen. Hier reicht eine formlose Email an info@interoperabilitaetsforum.de.

• Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt das Abstimmungsverfahren. Die Spezifikationen müssen allen gemeldeten Teilnahmeberechtigten in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht über unsere Seite Abstimmungsverfahren. Die Dauer des Abstimmungsverfahrens wird vorab in der Ankündigungsphase bekannt gegeben, hängt vom Umfang des Abstimmungsmaterials ab und liegt im Ermessen des Durchführenden, beträgt aber mindestens 30 Tage. In dieser Zeit können die gemeldeten Teilnahmeberechtigten ihre Kommentare und die Stimmberechtigten ihr Stimme abgeben. Negative Stimmen müssen, um als solche gewertet zu werden, entsprechende sachlich kommentierende Stellungnahmen enthalten, positive Stimmen bzw. Enthaltungen können kommentiert werden. (Das hierfür zu nutzende Spreadsheet ist hier zu finden.)

• Das Verfahren gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn die Mindestteilnehmerzahl (s.o.) und ein ggf. notwendiges Quorum erreicht wurde. (Die Autoren der Materialien sind ebenfalls stimmberechtigt.)

• Nach Ablauf des Abstimmungsverfahrens werden die Stimmen gezählt und die Kommentare zusammengefügt, wiederum kommentiert und im Interoperabilitätsforum veröffentlicht. Negative Kommentare müssen von der erarbeitenden Projektgruppe dabei als „angenommen“, „abgelehnt“ oder „nicht überzeugend“ gekennzeichnet und kommentiert werden. Zur Auflösung negativer Kommentare sind einvernehmliche Vereinbarungen zwischen dem Autor des Kommentars und dem Einreicher der Spezifikation anzustreben, d.h. der Durchführende muss eine Antwort des Kommentierers einholen. Negative Stimmen oder Kommentare können bei Übereinstimmung der weiteren Vorgehensweise und verbunden mit der Verpflichtung der Änderung seitens des Einreichenden der Spezifikation zurückgezogen werden. Dies hat schriftlich zu erfolgen. Kann ein negativer Kommentar nicht einvernehmlich aufgelöst werden, entscheidet der Vorstand der abstimmenden Organisation über die weitere Vorgehensweise. In jedem Fall ist ein nicht aufgelöster negativer Kommentar mit der Spezifikation zu veröffentlichen.

• Abschließend werden den Teilnehmern des Verfahrens alle Kommentare und die vorgenommenen Änderungen der Spezifikation mitgeteilt. Wenn innerhalb einer vorab festgelegten Einspruchsfrist kein Widerspruch erfolgt, gelten die Änderungen als festgestellt. Der Widerspruch muss schriftlich begründet werden und darf sich nur auf die innerhalb des Abstimmungsverfahrens erfolgten Änderungen an der Spezifikation beziehen. Letztlich entscheidet der Vorstand über die Wirksamkeit des Widerspruchs.

• Für die Annahme einer Spezifikation muss das oben angegebene Quorum für das Material erfüllt sein, d.h. hier zählt das Verhältnis von Ja-Stimmen zu der Summe der eingegangenen Ja- und Nein-Stimmen. Als Stimmen zählen alle im Abstimmungsverfahren abgegebenen Ja-Stimmen, soweit der Stimmberechtigte nicht im Verfahren widersprochen hat sowie alle negativen Stimmen im Abstimmungsverfahren, soweit der Stimmberechtigte nicht zusätzlich im Verfahren widersprochen hat sowie alle abgegebenen Enthaltungen. Verliert ein gemeldeter Teilnahmeberechtigter während des Abstimmungsverfahrens die Teilnahmeberechtigung, gilt er als nicht gemeldet.

• Entstehen durch die Auflösung der Kommentare substanzielle Änderungen an der Spezifikation, so ist die Abstimmung zu wiederholen. Hierbei sind teilnahmeberechtigt nur die Teilnehmer aus der vorhergehenden Runde, die eine gültige Stinme abgegeben haben. Dabei dürfen dann nur neue Kommentare abgegeben werden, die sich auf die geänderten Stellen beziehen. (Dieser Zyklus ist ggf. solange zu wiederholen, bis die Spezifikation als angenommen gilt oder gar keine Einigung erzielt werden kann.

• Vor Freigabe der Ergebnisse sind diese zu veröffentlichen.

Hintergründe zur Verfahrensdurchführung

Das vorab beschriebene Verfahren wird vielfach als Gängelung bzw. unnötige Zeitverschwendung betitelt. Dabei hat sich dieses Verfahren aus pragmatischen Gründen so entwickelt. Die dazugehörigen Aspekte sollen deshalb kurz aufgeführt werden, damit man:frau es besser einordnen kann:

• Eine offene, transparente Kommentierung mit Einholung einer Antwort vom Kommentierer sorgt dafür, dass eine Diskussion entsteht und der Durchführende nicht willkürlich seine Sicht durchsetzen kann. Damit wäre eine Abstimmung dann obsolet.
• Die Abgabe einer Stimme mit Aufsummation zu einem Gesamtbild dokumentiert die Sicht auf die Spezifikation. Damit werden Zustimmungen explizit gemacht und man kann nicht von fehlenden Ablehnungen auf eine Zustimmung schließen.
• Die beiden vorgenannten Punkte sollen die Qualität es Materials sicherstellen.
• Längere Fristen sind absolut notwendig, damit einer Community ausreichend Gelegenheit gegeben wird, sich das Material anzusehen zu können. (Ein 'über den Zaun werfen und da hast jetzt 10 Tage zur Kommentierung' ist ausgesprochen kontraproduktiv, da wohl so gut wie niemand so kurzfristig genügend Zeit erübrigen kann.)
• Ideal wäre ein Ganzjahreskalender oder zumindest 1 Jahr Vorausplanung, damit man sich Zeit reservieren kann. Dem gegenüber stehen aber meist kurzfristige Notwendigkeiten, eine Spezifikation zu finalisieren. Deshalb eine Ankündigung ein unabdingbares Muss.
• Eine Anmeldeverpflichtung sorgt dafür, dass bekannt ist, wer hinterher eine Stimme abgeben will/wird. Damit ist es möglich, gezielt an eine Stimmabgabe zu erinnern. Eine Anmeldung erlaubt es auch, Fehler im Material noch während des Verfahrens zu korrigieren, ohne dass eine neue Runde notwendig wird. Damit wird eine Beschleunigung insgesamt erzielt.
• Ursprünglich wurde das Material immer gleichwertig, .d.h normativ, kommentiert. Es hat sich aber herausgestellt, dass frühzeitige Rückmeldungen hilfreich sind, um Fehlentwicklungen zu erkennen und entsprechend gegensteuern zu können.
• Änderungen, die aufgrund von Kommentaren vorgenommen wurden und substantiell sind, d.h. Änderungen an der Implementierung zur Folge haben, müssen noch einmal kommentiert werden. Dies begründet sich damit, dass ggf. schon Implementierungen laufen, die von einer Nichtveränderung ausgehen.
• In erneuten Runden dürfen nur geänderte Passagen kommentiert werden, und das auch nur von denjenigen, die bisher teilgenommen haben. Dies garantiert, dass es keinen endlosen Runden ('ping pong'-Effekt) gibt.
• Die Arbeitung des Materials sollte ebenfalls schon offen und transparent erfolgen, um Interessenten frühzeitig ihre Sicht und Informationen einbringen zu lassen. Es ist anzunehmen, dass genau diejenigen das Material später auch kommentieren werden. Insofern spart dieses Vorgehen viel Zeit und unnötige Kommentierungsrunden, so dass die Qualität des Materials steigt und Fristen verkürzt werden können.

Damit sorgt die Einhaltung dieser Regeln für eine Beschleunigung insgesamt und führt eben nicht zu der befürchteten Zeitverzögerung!

Qualitätskriterien für Materialien

Das Material sollte bestimmten Qualitätskriterien genügen. Verschiedene Arbeitsgruppen (https://confluence.hl7.org/display/SGB/Quality+Criteria) bei HL7 International haben dazu Sammlungen verfasst:

• v2.x
  • https://confluence.hl7.org/display/INM/Version+2+Quality+Metrics+Document
  • https://confluence.hl7.org/display/INM/Approve+V2+Standard+Quality?preview=%2F66928056%2F66928057%2FV2+Standard+Quality.docx
• CDA
  • https://confluence.hl7.org/display/SD/CDA+IG+Quality+Criteria
• FHIR
  • https://confluence.hl7.org/display/FHIR/1.+FHIR+IG+Quality+Criteria

HL7 Deutschland

Für HL7 Deutschland verwendet das o.g. Regelwerk. Stimmberechtigt sind alle Mitglieder bzw. deren benannte Vertreter.

IHE Deutschland

IHE Deutschland schließt sich bis auf weiteres diesem Verfahren an. Stimmberechtigt sind ebenfalls Mitglieder bzw. deren benannte Vertreter.

Andere Organisationen im Interoperabilitätsforum

Anderen Organisationen steht es frei, sich ebenfalls dem o.g. Regelwerk zu unterwerfen und festzulegen, wer stimmberechtigt ist.

HL7 International

Das Verfahren wird bei HL7 International prinzipiell gleich durchgeführt. Neben den direkt Mitgliedern von HL7 International haben auch die Affiliates eine entsprechende Anzahl von Stimmen, die sich nach der Anzahl der jeweiligen Mitglieder richtet. Für HL7-D bedeutet dies derzeit 25 Stimmen. Diese Stimmen werden von sogenannten "Votern" (s.u.) abgegeben, die namentlich benannt und bei HL7 International offiziell gemeldet sein müssen. (Die Voter bekommen dann eine entsprechende Zugangskennung.)

Die Aufgabe der Voter ist es, sich während der Anmeldephase auf der entsprechenden Webseite (Ballot Home) für die jeweiligen Materialien anzumelden (Home: Join a Pool). Welche das sind, wird ihnen über den eMailverteiler (voter@hl7.de) mitgeteilt. Kurz vor Ablauf der Ballotphase sollten dann die Ergebnisse mit den Kommentaren feststehen, so dass die Voter dann ihre jeweilige Stimme gemäß dieser Vorgabe abgeben sollten. Hierbei reicht auf der Seite "Vote" ein entsprechendes Kreuz zu machen:

• no Return - Standardeintrag, wenn noch keine Stimme abgegeben wurde
• Affirmative - Zustimmung
• Negative - Ablehnung
• Abstain - Enthaltung

Bei Ablehnung muss noch eine Begründung geliefert werden. Dies geschieht in der Regel durch denjenigen, der sich das Material angesehen hat. Deshalb wird meistens folgender Text unter "Vote Comment" eingetragen: "Please see comments provided by xxxxx". Auf wen dann konkret zu verweisen ist, wird dann ebenfalls mitgeteilt.

Im Zuge der Auflösung der Kommentare (in diesem Prozess ist der Reviewer dann verstärkt eingebunden) wird dann auch mitgeteilt, wann der (negative) Kommentar wieder zurückgezogen werden kann. Dies geschieht ebenfalls über den Emailverteiler.

IHE International

Das Balloting internationaler Materialien erfolgt über die individuellen Domänen bei IHE International. teilnahmeberechtigt sind aktive Mitglieder (Details: www.ihe.net).

Durchsicht der Materialien (Review) vs. Stimmabgabe (Voting)

Eine immer wieder auftauchende Frage ist nach den Verantwortlichkeiten der beiden Rollen:

Im Prinzip kann jedes Mitglied von HL7 Deutschland sich das Material ansehen (Zugang über die Mitgliederwebseite, http://www.hl7.de/publikationen/abstimmungen.php) und dann kommentieren. Im allgemeinen wird die Ankündigung von diesen Abstimmungsverfahren von HL7 USA an die TC-Liste weitergeleitet, so dass jeder informiert ist und sich auf der Ballotseite umsehen und dann frei entscheiden kann, ob er zu einem bestimmten Paket etwas beitragen kann bzw. möchte.

Sollte sich jemand entscheiden, zu einem Ballot etwas beitragen zu wollen, so sollte er auf die Ankündigungsemail möglichst zügig reagieren und mitteilen, zu welchem Paket dann eine Kommentierung erwartet werden kann. Die Summe aller dieser Meldungen wird dann den Votern zwecks Anmeldung wie oben geschildert mitgeteilt.

Zum Ablauf der Frist wäre es dann aber auch toll, wenn dann die Kommentare - oder zumindest die intendierte Stimme - rechtzeitig abgeliefert werden, damit die Voter entsprechend abstimmen können. Der Koordinator (einer der Voter) wird dann die Aufgabe übernehmen, auch die Kommentare auf die Ballot-Seite hochzuladen, so dass alle anderen dann ggf. (im Falle einer negativen Stimme) auf diesen verweisen kann. Das Hochladen der Kommentare kann unabhängig von den Stimmabgaben der Voter geschehen. Sollte also ein Reviewer im Zuge der Durchsicht feststellen, dass es negative Kommentare geben wird und deshalb ein Paket abzulehnen ist, so sollte dies möglichst umgehend mitgeteilt werden, damit möglichst viel Zeit zur Stimmabgabe bleibt.

Personenzuordnung (alphabetisch)

Nachfolgend die Liste der (bei HL7 International derzeit gemeldeten) Personen:

Person	Voter (international)	Balloter (Spezialisierung)	Kommentar
Mathias Aschhoff (RZV)	x	CDA
Prof. Dr. Bernd Blobel (e-Health Competence Center)	x	Security, EHR
Dominik Brammen (Uni Magdeburg)	x	Emergency
Daniel Flemming (Katholische Stiftungshochschule München)	x	Pflege (Patient Care), CDA
Dr. Kai U. Heitmann (Heitmann Consulting and Services)	x	CDA, Templates
Dr. Frank Oemig (DTHS)	x	HL7 v2.x, CDA, Conformance, FHIR
Peter Scholz (OSM GmbH)	x	V2, FHIR und LABOR Themen
Prof. Dr. Martin Staemmler (FH Stralsund)	x	-

Phasen

	Abstimmung
	Kommentarauflösung
	Abgeschlossen und angenommen
	Abgelehnt (erneutes Abstimmungsverfahren notwendig)

Spalten

• Status
• Typ
  • Informativ / zur Kommentierung
  • Standard zur Probe (STU)
  • Normativ
• Version und Versions-Datum
• Link zum PDF, Wiki und zur ART-DECOR-Projektseite
• Informationen zur Abstimmung

Gesamtstimme

Jeder Stimmberechtigte kann zu einem Abstimmunsgverfahren eine Gesamtstimme abgeben. Diese sind:

	Zustimmung (affirmative): der Spezifikation wird (mit ohne weitere Kommentare) zugestimmt.
	Enthaltung (abstain)
	Ablehnung (negative): die Spezifikation wird abgelehnt, dies muss durch Kommentare begründet werden.
–	kein Votum abgegeben (obwohl zum Abstimmungsverfahren angemeldet)

Kommentare

Zu einer Spezifikation können allgemeine oder auf bestimmte Abschnitte bezogene Kommentare abgegeben. Insgesamt werden die folgenden Typen von Kommentare unterschieden. Jeder Kommentar muss einer dieser Kategorien zugeordnet werden.

Negative Stimmen
	Neg‑Mj	Negative Stimme mit Begründung, schwerwiegend. Benutzen Sie diesen Typ, wenn der Inhalt des abzustimmenden Materials aus Ihrer Sicht nicht-funktional oder inkomplett ist bzw. weitere Korrekturen vor der finalen Publikation benötigt. Alle Neg-Mj müssen vom Kommittte gegenkommentiert und aufgelöst werden.
	Neg‑Mi	Negative Stimme mit Begründung, kleineres Problem. Benutzen sie diesen Typ, wenn der Kommentar aufgelöst werden soll, aber nicht die gleiche Bedeutung wie ein schwerwiegender Kommentar hat.
Affirmative Stimmen
	A‑S	Zustimmung mit Kommentar - Vorschlag. Nutzen Sie diesen Typ,wenn das Kommittee dies als Vorschlag nehmen soll um zusätzliche (Hintergrund)Informationen oder Begründungen für die gewählte Lösung anführen soll.
	A‑T	Zustimmung mit Kommentar - Tippfehler, wenn im Material ein Tippfehler oder falsch buchstabiertes oder verwendetes Wort vorkommt.
	A‑C	Zustimmung mit Kommentar - allgemeiner Art (redaktionell)"

Im der Phase der Kommentarauflösung wird die Entscheidung zur weiteren Verwendung des Kommentars festgehalten. Folgende Möglichkeiten existieren:

• Angenommen
• Angenommen mit Modifikationen
• Nicht angenommen
• Nicht relevant
• Zur zukünftigen Verwendung
• Weitergeleitet
• Warten auf Information vom Antragsteller
• Warten auf Information von anderer Arbeitsgruppe