EFA Business Lebenszyklus
(Teildokument von CDA für die elektronische Fallakte)
Dieses Material ist Teil des Leitfadens CDA für die elektronische Fallakte.
|
Anmerkung: Die unter den einzelnen Überschriften in geschweiften Klammern angegebenen Kürzel dienen der Unterstützung des Kommentierungsverfahrens. Bitte geben Sie bei einem Kommentar oder einem Verbesserungsvorschlag zu dieser Spezifikation immer das Kürzel des Abschnitts an, auf den sich Ihr Kommentar bezieht. Alle Kommentare werden in der Lasche "Diskussion" zu der kommentierten Seite gesammelt und gegenkommentiert.
Hinweise zum Kommentierungsverfahren einschließlich aller Formulare und Kontaktadressen finden Sie auf der Seite "Kommentierung EFAv2.0".
Inhaltsverzeichnis
Lebenszyklus einer Fallakte
Bitte markieren Sie Kommentare zu diesem Abschnitt mit dem Code {Eune.01}
Fallakten müssen den in diesem Abschnitt definierten Lebenszyklus durchlaufen. Das folgende Zustandsdiagramm zeigt die Zustände und Zustandsübergänge des Lebenszyklus.
Zustände des Lebenszyklus
- Offen / Open
- Die Fallakte ist eingerichtet. Die Patienteneinwilligung ist wirksam. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager sollen Zugriff haben.
- Gesperrt / Suspended
- Die Fallakte ist eingerichtet. Für eine Übergangszeit (Grace-Periode) sollen Fallaktenmanager Zugriff haben. EFA-Teilnehmer dürfen keinen Zugriff haben.
- Verfallen / Retired
- Die Fallakte ist eingerichtet. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager dürfen keinen Zugriff haben. Der EFA-Provider muss die Fallakte zeitnah in den Zustand "Langzeitarchiviert" überführt haben.
- Langzeitarchiviert / Archived
- Die Referenzen und Zugriffsrechte/-protokolle der Fallakte sind in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Die verfallene Fallakte muss nach der Archivierung sofort und vollständig gelöscht sein.
 |
Die Archivierungszeit ist institutionsspezifisch festzulegen, beträgt aber mindestens zehn Jahre. Das Risikomanagement der protokollierenden Institution hat hierbei die Aufgabe, die institutionsspezifischen Archivierungsfristen festzulegen. Die Frage, wer wann auf welche Informationen der eFA zugegriffen hat, kann in einem potenziellen Haftungsprozess unter dem Aspekt relevant werden, wer wann von welcher Information Kenntnis hatte bzw. hätte Kenntnis haben müssen bzw. können. Somit bewegen sich die Speicherfristen innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche, die für die Verletzung von Leib, Leben und körperlicher Unversehrtheit gelten. |
|
|
Die elektronische Fallakte ist eine temporäre Zusammenführung von bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und keine Primärdokumentation. D. h., dass bei einer Löschung nur die Wurzel der Fallakte entfernt wird und die konkreten Dokumente an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar. |
Zustandsübergange des Lebenszyklus
- (*) - Offen
- Auslöser: Die Patienteneinwilligung liegt vor. Ressourcen und Zugriffsrechte der Fallakte wurden eingerichtet.
- Offen - Gesperrt
- Auslöser: Der Zweck ist erloschen.
- Der Zweck der Fallakten kann aus vielen Gründen erlöschen:
- Die Behandlung ist abgeschlossen.
- Der Patient ist verstorben.
- Die EFA-Teilnehmer erachten die fachliche Notwendigkeit als nicht mehr gegeben. Das kann bereits nach kurzer Zeit gegeben sein, bspw. nach Abschluss eines Konzils.
- Das Verfallsdatum der Fallakte wurde überschritten.
- Eine zwischen EFA-Provider und EFA-Teilnehmern abgestimmte maximale Dauer der Nicht-Nutzung wurde überschritten.
- Weitere Auslöser können innerhalb der fachlichen Netzwerke realisiert werden, sofern sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
- Offen - Verfallen
- Auslöser: Die Patienteneinwilligung ist erloschen.
- Die Patienteneinwilligung kann erlöschen, wenn sie vom Patienten entzogen wird oder wenn die Gültigkeitsdauer der Einwilligung überschritten ist. Eine erloschene oder entzogene Patienteneinwilligung darf nicht für andere Fallakten wiederverwendet werden.
- Das Verfallsdatum einer Fallakte sollte sich diagnosespezifisch an die Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnen. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Abhängig vom Zweck der Fallakte kann auch eine deutlich kürzere Gültigkeitsdauer festgelegt werden, z. B. bei Anlage einer Fallakte für das Einholen einer Zweitmeinung. Grundsätzlich darf die Fallakte über das Verfallsdatum hinweg genutzt werden, wenn der Patient dem mit einer Einwilligungserklärung zustimmt.
- Gesperrt - Verfallen
- Auslöser: Die Grace-Periode ist beendet.
- Die Grace-Periode ist beendet, wenn der Fallaktenmanager die Fallakte zur Archivierung freigibt, oder wenn die maximale Dauer der Grace-Periode überschritten wurde. Diese Dauer sollte nicht länger sein als 6 Monate.
- Verfallen - Archiviert
- Auslöser: Die Archivierung ist abgeschlossen.
- Dieser Übergang ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Die Übergangszeit ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
