EFA Business Lebenszyklus

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(Teildokument von CDA für die elektronische Fallakte)
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{{Infobox Dokument
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{{DocumentPart
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|Title    = Lebenszyklus einer Fallakte
 
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|Short    = Lebenszyklus einer Fallakte
 
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|Namespace = cdaefa
 
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|Type      = Implementierungsleitfaden
 
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|Version  = 0.9
 
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|Submitted = February 2013
 
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|Author    = Jörg Caumanns, Raik Kuhlisch
 
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|Date      = March 2013
 
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|Copyright = 2012-2013
 
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|Status    = Draft
 
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|Period    = xxx
 
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|OID      = n.n.
 
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|Realm    = Deutschland
 
 
}}
 
}}
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''Anmerkung: Die unter den einzelnen Überschriften in geschweiften Klammern angegebenen Kürzel dienen der Unterstützung des Kommentierungsverfahrens. Bitte geben Sie bei einem Kommentar oder einem Verbesserungsvorschlag zu dieser Spezifikation immer das Kürzel des Abschnitts an, auf den sich Ihr Kommentar bezieht. Alle Kommentare werden in der Lasche "Diskussion" zu der kommentierten Seite gesammelt und gegenkommentiert.<br>Hinweise zum Kommentierungsverfahren einschließlich aller Formulare und Kontaktadressen finden Sie auf der Seite "[[cdaefa:Kommentierung EFAv2.0|Kommentierung EFAv2.0]]".''
 
''Anmerkung: Die unter den einzelnen Überschriften in geschweiften Klammern angegebenen Kürzel dienen der Unterstützung des Kommentierungsverfahrens. Bitte geben Sie bei einem Kommentar oder einem Verbesserungsvorschlag zu dieser Spezifikation immer das Kürzel des Abschnitts an, auf den sich Ihr Kommentar bezieht. Alle Kommentare werden in der Lasche "Diskussion" zu der kommentierten Seite gesammelt und gegenkommentiert.<br>Hinweise zum Kommentierungsverfahren einschließlich aller Formulare und Kontaktadressen finden Sie auf der Seite "[[cdaefa:Kommentierung EFAv2.0|Kommentierung EFAv2.0]]".''
 
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<tt>Bitte markieren Sie [[cdaefa:Kommentierung_EFAv2.0|Kommentare]] zu diesem Abschnitt mit dem Code {Eune.01}</tt>
 
<tt>Bitte markieren Sie [[cdaefa:Kommentierung_EFAv2.0|Kommentare]] zu diesem Abschnitt mit dem Code {Eune.01}</tt>
  
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Die elektronische Fallakte dokumentiert einen bestimmten Krankheitsfall. Ist der Patient von dieser Krankheit geheilt oder verstorben, verfällt auch die dazugehörige Fallakte. Diese wird dann vor externen Zugriffen geschützt
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Fallakten müssen den in diesem Abschnitt definierten Lebenszyklus durchlaufen. Das folgende Zustandsdiagramm zeigt die Zustände und Zustandsübergänge des Lebenszyklus.
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und deren Inhalte werden gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen archiviert.
 
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Nachdem die eFA vor externen Zugriffen geschützt worden ist, wird die gesperrte Fallakte noch sechs Monate im System vorgehalten (Grace-Periode). In dieser Zeit sind keine Regelzugriffe auf die Fallakte möglich. Diese Grace-
 
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Periode dient einzig dem Zweck, dass, sollte der Patient wider Erwarten im gleichen Fall weitere Behandlungen benötigen, der Arzt in diesem Fall die entsprechende eFA durch ein gesondertes Verfahren auf explizite Aufforderung wieder aktivieren kann.  
 
  
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[[Datei:EFA-Lebenszyklus.png|611px]]
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=== Zustände des Lebenszyklus ===
  
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{|class="wikitable" style="text-align: left; cellpadding: 10;"
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;Offen / Open:Die Fallakte ist eingerichtet. Die Patienteneinwilligung ist wirksam. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager sollen Zugriff haben.
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!Zustand der elektronischen Fallakte
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;Gesperrt / Suspended:Die Fallakte ist eingerichtet. Für eine Übergangszeit (Grace-Periode) sollen Fallaktenmanager Zugriff haben. EFA-Teilnehmer dürfen keinen Zugriff haben.
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!Beschreibung
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;Verfallen / Retired:Die Fallakte ist eingerichtet. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager dürfen keinen Zugriff haben. Der EFA-Provider muss die Fallakte zeitnah in den Zustand "Langzeitarchiviert" überführt haben.
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;Langzeitarchiviert / Archived:Die Referenzen und Zugriffsrechte/-protokolle der Fallakte sind in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Die verfallene Fallakte muss nach der Archivierung sofort und vollständig gelöscht sein.
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|Open / Offen
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{{FAQBox
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|Die Fallakte ist korrekt eingerichtet und kann im täglichen Dienstbetrieb verwendet werden.
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| Die Archivierungszeit ist institutionsspezifisch festzulegen, beträgt aber mindestens zehn Jahre. Das Risikomanagement der protokollierenden Institution hat hierbei die Aufgabe, die institutionsspezifischen Archivierungsfristen festzulegen. Die Frage, wer wann auf welche Informationen der eFA zugegriffen hat, kann in einem potenziellen Haftungsprozess unter dem Aspekt relevant werden, wer wann von welcher Information Kenntnis hatte bzw. hätte Kenntnis haben müssen bzw. können. Somit bewegen sich die Speicherfristen innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche, die für die Verletzung von Leib, Leben und körperlicher Unversehrtheit gelten.}}
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|-
+
{{FAQBox
−
|Suspended / Gesperrt
+
| Die elektronische Fallakte ist eine temporäre Zusammenführung von bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und  keine Primärdokumentation. D. h., dass bei einer Löschung nur die Wurzel der Fallakte entfernt wird und die konkreten Dokumente an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar.}}
−
|Sollte die Behandlung eines Patienten abgeschlossen sein, wird die entsprechende Fallakte zum Behandlungsfall automatisch gesperrt. Beachtenswert ist hierbei, dass eine Behandlung auch mit dem Tod des Patienten enden kann und somit keine weitere Zweckbindung zur Offenhaltung der Fallakte existiert. Eine Fallakte wird weiterhin gesperrt, wenn ihre maximale Gültigkeitsdauer überschritten wurde oder sie aus anderen Gründen vor externen Zugriffen geschützt werden muss. Im gesperrten Zustand können lediglich der Case Record Manager und Personen mit datenschutzrechtlichen Kontrollaufgaben über ein gesondertes Verfahren auf die Fallakte zugreifen. EFA-Provider und EFA-Teilnehmer können sich auf eine maximale Dauer der Inaktivität einigen, nach der die Fallakte automatisch in diesen Zustand überführt wird. Eine Fallakte darf maximal sechs Monate in diesem Zustand verweilen (Grace-Periode).
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=== Zustandsübergange des Lebenszyklus ===
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|Retired / Verfallen
 
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|Die Fallakte hat die Grace-Periode überschritten oder wurde vom Patienten durch Entzug der Einwilligungserklärung explizit entwertet. Eine verfallene Fallakte ist zeitnah in den Zustand „archiviert“ zu überführen. Auf eine verfallene eFA ist kein Zugriff mehr möglich.
 
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|-
 
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|Archived / Langzeitarchiviert
 
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|Die Referenzen und Zugriffsrechte/-protokolle der spezifischen eFA sind in einem revisionssicheren Archiv gesichert. Nach erfolgreicher Archivierung ist die verfallene Akte sofort und vollständig zu löschen. Die Archivierungszeit ist institutionsspezifisch festzulegen, beträgt aber mindestens zehn Jahre. Das Risikomanagement der protokollierenden Institution hat hierbei die Aufgabe, die institutionsspezifischen Archivierungsfristen festzulegen. Die Frage, wer wann auf welche Informationen der eFA zugegriffen hat, kann in einem potenziellen Haftungsprozess unter dem Aspekt relevant werden, wer wann von welcher Information Kenntnis hatte bzw. hätte Kenntnis haben müssen bzw. können. Somit bewegen sich die Speicherfristen innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche, die für die Verletzung von Leib, Leben und körperlicher Unversehrtheit gelten.  
 
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|}
 
  
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{{NoteBox|Die Unterscheidung der Zustände Verfallen und Langzeitarchiviert ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Der Übergang zwischen den Zuständen ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
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;(*) - Offen:Auslöser: Die Patienteneinwilligung liegt vor. Ressourcen und Zugriffsrechte der Fallakte wurden eingerichtet.
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}}
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;Offen - Gesperrt:Auslöser: Der Zweck ist erloschen.
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:Der Zweck der Fallakten kann aus vielen Gründen erlöschen:
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:*Die Behandlung ist abgeschlossen.
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:*Der Patient ist verstorben.
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:*Die EFA-Teilnehmer erachten die fachliche Notwendigkeit als nicht mehr gegeben. Das kann bereits nach kurzer Zeit gegeben sein, bspw. nach Abschluss eines Konzils.
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:*Das Verfallsdatum der Fallakte wurde überschritten.
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:*Eine zwischen EFA-Provider und EFA-Teilnehmern abgestimmte maximale Dauer der Nicht-Nutzung wurde überschritten.
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:Weitere Auslöser können innerhalb der fachlichen Netzwerke realisiert werden, sofern sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
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;Offen - Verfallen:Auslöser: Die Patienteneinwilligung ist erloschen.
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:Die Patienteneinwilligung kann erlöschen, wenn sie vom Patienten entzogen wird oder wenn die Gültigkeitsdauer der Einwilligung überschritten ist. Eine erloschene oder entzogene Patienteneinwilligung darf nicht für andere Fallakten wiederverwendet werden.
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:Das Verfallsdatum einer Fallakte sollte sich diagnosespezifisch an die Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnen. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Abhängig vom Zweck der Fallakte kann auch eine deutlich kürzere Gültigkeitsdauer festgelegt werden, z. B. bei Anlage einer Fallakte für das Einholen einer Zweitmeinung. Grundsätzlich darf die Fallakte über das Verfallsdatum hinweg genutzt werden, wenn der Patient dem mit einer Einwilligungserklärung zustimmt.
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;Gesperrt - Verfallen:Auslöser: Die Grace-Periode ist beendet.
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:Die Grace-Periode ist beendet, wenn der Fallaktenmanager die Fallakte zur Archivierung freigibt, oder wenn die maximale Dauer der Grace-Periode überschritten wurde. Diese Dauer sollte nicht länger sein als 6 Monate.
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;Verfallen - Archiviert:Auslöser: Die Archivierung ist abgeschlossen.
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:Dieser Übergang ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Die Übergangszeit ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
  
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Mit dem Verfall einer Akte verfällt auch deren Einwilligungserklärung. Eine zuvor erteilte Einwilligung für bestimmten Fallakte kann nicht auf eine eventuell später zu erstellende Fallakte mit anderer Diagnose übertragen werden.
 
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Sollte ein Patient seine Einwilligungserklärung zu einer Fallakte widerrufen, so endet der Lebenszyklus der Akte ebenso und diese verfällt nach dem oben beschriebenen Muster. Dies findet automatisch statt, der Patient muss
 
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den beschriebenen Verfall der Fallakte nicht explizit einfordern.
 
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Zusätzlich ist jede Fallakte beim Eröffnen mit einem Verfallsdatum versehen, welches sich prinzipiell diagnosespezifisch an der Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnt. Sollte dieses Datum erreicht sein, verfällt die Fallakte ebenfalls, es sei denn, der betreffende Patient willigt einer Weiternutzung durch Abgabe einer neuen Einwilligungserklärung ausdrücklich ein. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient hierbei als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Abhängig vom Zweck der Fallakte kann jedoch auch eine deutlich kürzere Gültigkeitsdauer festgelegt werden (z.B. bei Anlage einer Fallakte für das Einholen einer Zweitmeinung).
 
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Gesondert wird nochmals darauf hingewiesen, dass die elektronische Fallakte lediglich eine virtuelle Fallakte darstellt, demnach lediglich eine temporäre Zusammenführung aus bereits bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und keine Primärdokumentation repräsentiert. Daraus resultiert, dass im Falle einer Löschung nur die Wurzel der elektronischen Fallakte entfernt wird, die konkreten Dokumente jedoch an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar.
 
  
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=== Querverweise und Referenzen ===
 
  
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{{NoteBox|'''Referenzen und Querverweise'''
 
* [[cdaefa:EFA_Spezifikation_v2.0|EFA-2.0-Spezifikation]]
 
* [[cdaefa:EFA_Spezifikation_v2.0|EFA-2.0-Spezifikation]]
 
* [http://www.fallakte.de/images/stories/pdf/spezifikationen/eFA1.2-Sicherheit_und_Datenschutz/090701-eFA2-Datenschutzkonzept-V1.2.3.4_eFAVerein.pdf Datenschutzkonzept der EFA Version 1.2]
 
* [http://www.fallakte.de/images/stories/pdf/spezifikationen/eFA1.2-Sicherheit_und_Datenschutz/090701-eFA2-Datenschutzkonzept-V1.2.3.4_eFAVerein.pdf Datenschutzkonzept der EFA Version 1.2]
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<nowiki></nowiki>
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}}

Aktuelle Version vom 26. Januar 2015, 15:40 Uhr

Dieses Material ist Teil des Leitfadens CDA für die elektronische Fallakte.
  • Direkt im Wiki geändert werden sollten Schreibfehler, ergänzende Hinweise.
  • Offene Fragen, die der Diskussionen bedürfen, sollten auf der Diskussionsseite aufgenommen werden.
  • Liste der Seiten dieses Leitfadens: hier, Liste der Seiten, in denen dieses Material verwendet (transkludiert) siehe hier .

Anmerkung: Die unter den einzelnen Überschriften in geschweiften Klammern angegebenen Kürzel dienen der Unterstützung des Kommentierungsverfahrens. Bitte geben Sie bei einem Kommentar oder einem Verbesserungsvorschlag zu dieser Spezifikation immer das Kürzel des Abschnitts an, auf den sich Ihr Kommentar bezieht. Alle Kommentare werden in der Lasche "Diskussion" zu der kommentierten Seite gesammelt und gegenkommentiert.
Hinweise zum Kommentierungsverfahren einschließlich aller Formulare und Kontaktadressen finden Sie auf der Seite "Kommentierung EFAv2.0".

Lebenszyklus einer Fallakte

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Fallakten müssen den in diesem Abschnitt definierten Lebenszyklus durchlaufen. Das folgende Zustandsdiagramm zeigt die Zustände und Zustandsübergänge des Lebenszyklus.

EFA-Lebenszyklus.png

Zustände des Lebenszyklus

Offen / Open
Die Fallakte ist eingerichtet. Die Patienteneinwilligung ist wirksam. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager sollen Zugriff haben.
Gesperrt / Suspended
Die Fallakte ist eingerichtet. Für eine Übergangszeit (Grace-Periode) sollen Fallaktenmanager Zugriff haben. EFA-Teilnehmer dürfen keinen Zugriff haben.
Verfallen / Retired
Die Fallakte ist eingerichtet. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager dürfen keinen Zugriff haben. Der EFA-Provider muss die Fallakte zeitnah in den Zustand "Langzeitarchiviert" überführt haben.
Langzeitarchiviert / Archived
Die Referenzen und Zugriffsrechte/-protokolle der Fallakte sind in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Die verfallene Fallakte muss nach der Archivierung sofort und vollständig gelöscht sein.
Faq.svg Die Archivierungszeit ist institutionsspezifisch festzulegen, beträgt aber mindestens zehn Jahre. Das Risikomanagement der protokollierenden Institution hat hierbei die Aufgabe, die institutionsspezifischen Archivierungsfristen festzulegen. Die Frage, wer wann auf welche Informationen der eFA zugegriffen hat, kann in einem potenziellen Haftungsprozess unter dem Aspekt relevant werden, wer wann von welcher Information Kenntnis hatte bzw. hätte Kenntnis haben müssen bzw. können. Somit bewegen sich die Speicherfristen innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche, die für die Verletzung von Leib, Leben und körperlicher Unversehrtheit gelten.
Faq.svg Die elektronische Fallakte ist eine temporäre Zusammenführung von bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und keine Primärdokumentation. D. h., dass bei einer Löschung nur die Wurzel der Fallakte entfernt wird und die konkreten Dokumente an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar.

Zustandsübergange des Lebenszyklus

(*) - Offen
Auslöser: Die Patienteneinwilligung liegt vor. Ressourcen und Zugriffsrechte der Fallakte wurden eingerichtet.
Offen - Gesperrt
Auslöser: Der Zweck ist erloschen.
Der Zweck der Fallakten kann aus vielen Gründen erlöschen:
  • Die Behandlung ist abgeschlossen.
  • Der Patient ist verstorben.
  • Die EFA-Teilnehmer erachten die fachliche Notwendigkeit als nicht mehr gegeben. Das kann bereits nach kurzer Zeit gegeben sein, bspw. nach Abschluss eines Konzils.
  • Das Verfallsdatum der Fallakte wurde überschritten.
  • Eine zwischen EFA-Provider und EFA-Teilnehmern abgestimmte maximale Dauer der Nicht-Nutzung wurde überschritten.
Weitere Auslöser können innerhalb der fachlichen Netzwerke realisiert werden, sofern sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Offen - Verfallen
Auslöser: Die Patienteneinwilligung ist erloschen.
Die Patienteneinwilligung kann erlöschen, wenn sie vom Patienten entzogen wird oder wenn die Gültigkeitsdauer der Einwilligung überschritten ist. Eine erloschene oder entzogene Patienteneinwilligung darf nicht für andere Fallakten wiederverwendet werden.
Das Verfallsdatum einer Fallakte sollte sich diagnosespezifisch an die Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnen. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Abhängig vom Zweck der Fallakte kann auch eine deutlich kürzere Gültigkeitsdauer festgelegt werden, z. B. bei Anlage einer Fallakte für das Einholen einer Zweitmeinung. Grundsätzlich darf die Fallakte über das Verfallsdatum hinweg genutzt werden, wenn der Patient dem mit einer Einwilligungserklärung zustimmt.
Gesperrt - Verfallen
Auslöser: Die Grace-Periode ist beendet.
Die Grace-Periode ist beendet, wenn der Fallaktenmanager die Fallakte zur Archivierung freigibt, oder wenn die maximale Dauer der Grace-Periode überschritten wurde. Diese Dauer sollte nicht länger sein als 6 Monate.
Verfallen - Archiviert
Auslöser: Die Archivierung ist abgeschlossen.
Dieser Übergang ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Die Übergangszeit ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.



Information icon.svg Referenzen und Querverweise
Abgerufen von „https://wiki.hl7.de/index.php?title=cdaefa:EFA_Business_Lebenszyklus&oldid=22102“