cdaefa:EFA Business Lebenszyklus - Versionsgeschichte

Jcaumanns: Markup-Fehler behoben

2015-01-26T15:40:39Z

Markup-Fehler behoben

Jcaumanns: Querverweise

2015-01-13T16:56:21Z

Querverweise

Jcaumanns: Headings korrigiert

2014-09-09T13:09:35Z

Headings korrigiert

Jcaumanns: Formulierungen konkretisiert.

2014-09-09T13:07:38Z

Formulierungen konkretisiert.

Änderungen zeigen

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */ Hinweis auf kurze Aktenlebensdauer eingefügt.

2014-06-16T19:41:29Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte: Hinweis auf kurze Aktenlebensdauer eingefügt.

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */ Beschreibung der Zustandsübergänge hinzugefügt.

2014-06-16T19:36:42Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte: Beschreibung der Zustandsübergänge hinzugefügt.

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */ Change-Request bzgl Zustandsübergang von Verfallen zu Archiviert eingearbeitet

2014-06-16T18:35:11Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte: Change-Request bzgl Zustandsübergang von Verfallen zu Archiviert eingearbeitet

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */ Hinweis auf optionale Abstimmung zur automatischen suspended-Überführung nach Nicht-Nutzung

2014-06-16T16:49:26Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte: Hinweis auf optionale Abstimmung zur automatischen suspended-Überführung nach Nicht-Nutzung

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */

2013-11-16T19:02:44Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte

Jcaumanns: /* Lebenszyklus einer Fallakte */

2013-11-16T18:57:11Z

‎Lebenszyklus einer Fallakte

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 * [[cdaefa:EFA_Spezifikation_v2.0|EFA-2.0-Spezifikation]]
 * [http://www.fallakte.de/images/stories/pdf/spezifikationen/eFA1.2-Sicherheit_und_Datenschutz/090701-eFA2-Datenschutzkonzept-V1.2.3.4_eFAVerein.pdf Datenschutzkonzept der EFA Version 1.2]
 }}

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 ;Verfallen - Archiviert:Auslöser: Die Archivierung ist abgeschlossen.
 :Dieser Übergang ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Die Übergangszeit ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
 * [[cdaefa:EFA_Spezifikation_v2.0|EFA-2.0-Spezifikation]]
 * [http://www.fallakte.de/images/stories/pdf/spezifikationen/eFA1.2-Sicherheit_und_Datenschutz/090701-eFA2-Datenschutzkonzept-V1.2.3.4_eFAVerein.pdf Datenschutzkonzept der EFA Version 1.2]

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 ----
-=== Lebenszyklus einer Fallakte ===
+== Lebenszyklus einer Fallakte ==
 <tt>Bitte markieren Sie [[cdaefa:Kommentierung_EFAv2.0|Kommentare]] zu diesem Abschnitt mit dem Code {Eune.01}</tt>
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 [[Datei:EFA-Lebenszyklus.png|611px]]
-==== Zustände des Lebenszyklus ====
+=== Zustände des Lebenszyklus ===
 ;Offen / Open:Die Fallakte ist eingerichtet. Die Patienteneinwilligung ist wirksam. EFA-Teilnehmer und Fallaktenmanager sollen Zugriff haben.
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 {{FAQBox
 | Die elektronische Fallakte ist eine temporäre Zusammenführung von bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und  keine Primärdokumentation. D. h., dass bei einer Löschung nur die Wurzel der Fallakte entfernt wird und die konkreten Dokumente an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar.}}
-==== Zustandsübergange des Lebenszyklus ====
+=== Zustandsübergange des Lebenszyklus ===
 ;(*) - Offen:Auslöser: Die Patienteneinwilligung liegt vor. Ressourcen und Zugriffsrechte der Fallakte wurden eingerichtet.
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 ;Verfallen - Archiviert:Auslöser: Die Archivierung ist abgeschlossen.
 :Dieser Übergang ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Die Übergangszeit ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
-==== Querverweise und Referenzen ====
+=== Querverweise und Referenzen ===
 * [[cdaefa:EFA_Spezifikation_v2.0|EFA-2.0-Spezifikation]]
 * [http://www.fallakte.de/images/stories/pdf/spezifikationen/eFA1.2-Sicherheit_und_Datenschutz/090701-eFA2-Datenschutzkonzept-V1.2.3.4_eFAVerein.pdf Datenschutzkonzept der EFA Version 1.2]

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 * Die Behandlung ist abgeschlossen.
 * Der Patient ist verstorben.
-* Die EFA-Teilnehmer erachten die fachliche Notwendigkeit als nicht mehr gegeben.
+* Die EFA-Teilnehmer erachten die fachliche Notwendigkeit als nicht mehr gegeben. Das kann bereits nach kurzer Zeit gegeben sein, bspw. nach Abschluss eines Konzils.
 * Die maximale Gültigkeitsdauer der Fallakte wurde überschritten.
 * Eine zwischen EFA-Provider und EFA-Teilnehmern abgestimmte maximale Dauer der Nicht-Nutzung wurde überschritten.

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 Nachdem die eFA vor externen Zugriffen geschützt worden ist, wird die gesperrte Fallakte noch sechs Monate im System vorgehalten (Grace-Periode). In dieser Zeit sind keine Regelzugriffe auf die Fallakte möglich. Diese Grace-
 Periode dient einzig dem Zweck, dass, sollte der Patient wider Erwarten im gleichen Fall weitere Behandlungen benötigen, der Arzt in diesem Fall die entsprechende eFA durch ein gesondertes Verfahren auf explizite Aufforderung wieder aktivieren kann.
 {|class="wikitable" style="text-align: left; cellpadding: 10;"
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 |-
 |Open / Offen
-|Die Fallakte ist korrekt eingerichtet und kann im täglichen Dienstbetrieb verwendet werden.
+|Die Fallakte ist eingerichtet. EFA-Teilnehmer und die Fallaktenmanager haben Zugriff.
 |-
 |Suspended / Gesperrt
-|Sollte die Behandlung eines Patienten abgeschlossen sein, wird die entsprechende Fallakte zum Behandlungsfall automatisch gesperrt. Beachtenswert ist hierbei, dass eine Behandlung auch mit dem Tod des Patienten enden kann und somit keine weitere Zweckbindung zur Offenhaltung der Fallakte existiert. Eine Fallakte wird weiterhin gesperrt, wenn ihre maximale Gültigkeitsdauer überschritten wurde oder sie aus anderen Gründen vor externen Zugriffen geschützt werden muss. Im gesperrten Zustand können lediglich der Case Record Manager und Personen mit datenschutzrechtlichen Kontrollaufgaben über ein gesondertes Verfahren auf die Fallakte zugreifen. EFA-Provider und EFA-Teilnehmer können sich auf eine maximale Dauer der Inaktivität einigen, nach der die Fallakte automatisch in diesen Zustand überführt wird. Eine Fallakte darf maximal sechs Monate in diesem Zustand verweilen (Grace-Periode).
+|Die Fallakte ist eingerichtet. Nur die Fallaktenmanager haben Zugriff.
 |-
 |Retired / Verfallen
-|Die Fallakte hat die Grace-Periode überschritten oder wurde vom Patienten durch Entzug der Einwilligungserklärung explizit entwertet. Eine verfallene Fallakte ist zeitnah in den Zustand „archiviert“ zu überführen. Auf eine verfallene eFA ist kein Zugriff mehr möglich.
+|Auf die Fallakte kann nicht weiter zugegriffen werden. Der EFA-Provider muss die Archivierung anstoßen und zeitnah abgeschlossen haben.
 |-
 |Archived / Langzeitarchiviert
@@ Zeile 45: / Zeile 45: @@
 |}
-{{NoteBox|Die Unterscheidung der Zustände Verfallen und Langzeitarchiviert ist lediglich für den EFA-Provider von Bedeutung. Der Übergang zwischen den Zuständen ist die technische Karenzzeit, in der der EFA-Provider die Archivierung durchführt, um den Zustand "archiviert" zu erreichen.
+[[Datei:EFA-Lebenszyklus.png|611px]]
-}}
 Mit dem Verfall einer Akte verfällt auch deren Einwilligungserklärung. Eine zuvor erteilte Einwilligung für bestimmten Fallakte kann nicht auf eine eventuell später zu erstellende Fallakte mit anderer Diagnose übertragen werden.

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 |Die Referenzen und Zugriffsrechte/-protokolle der spezifischen eFA sind in einem revisionssicheren Archiv gesichert. Nach erfolgreicher Archivierung ist die verfallene Akte sofort und vollständig zu löschen. Die Archivierungszeit ist institutionsspezifisch festzulegen, beträgt aber mindestens zehn Jahre. Das Risikomanagement der protokollierenden Institution hat hierbei die Aufgabe, die institutionsspezifischen Archivierungsfristen festzulegen. Die Frage, wer wann auf welche Informationen der eFA zugegriffen hat, kann in einem potenziellen Haftungsprozess unter dem Aspekt relevant werden, wer wann von welcher Information Kenntnis hatte bzw. hätte Kenntnis haben müssen bzw. können. Somit bewegen sich die Speicherfristen innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche, die für die Verletzung von Leib, Leben und körperlicher Unversehrtheit gelten.
 |}
 Mit dem Verfall einer Akte verfällt auch deren Einwilligungserklärung. Eine zuvor erteilte Einwilligung für bestimmten Fallakte kann nicht auf eine eventuell später zu erstellende Fallakte mit anderer Diagnose übertragen werden.

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 den beschriebenen Verfall der Fallakte nicht explizit einfordern.
-Zusätzlich ist jede Fallakte beim Eröffnen mit einem Verfallsdatum versehen, welches sich prinzipiell diagnosespezifisch an der Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnt. Sollte dieses Datum erreicht sein, verfällt die Fallakte ebenfalls, es sei denn, der betreffende Patient willigt einer Weiternutzung durch Abgabe einer neuen Einwilligungserklärung ausdrücklich ein. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient hierbei als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Grundsätzlich führt eine höhere 5-Jahres-Überlebensrate zu einer kürzeren Gültigkeit, da die Krankheit dann in der Regel weniger schwer wiegt.
+Zusätzlich ist jede Fallakte beim Eröffnen mit einem Verfallsdatum versehen, welches sich prinzipiell diagnosespezifisch an der Fünf-Jahres-Überlebensrate anlehnt. Sollte dieses Datum erreicht sein, verfällt die Fallakte ebenfalls, es sei denn, der betreffende Patient willigt einer Weiternutzung durch Abgabe einer neuen Einwilligungserklärung ausdrücklich ein. Die Fünf-Jahres-Überlebensrate dient hierbei als Mittel, um eine aus medizinischer Sicht differenzierte maximale Gültigkeitsdauer einer bestimmten Diagnose festzulegen. Abhängig vom Zweck der Fallakte kann jedoch auch eine deutlich kürzere Gültigkeitsdauer festgelegt werden (z.B. bei Anlage einer Fallakte für das Einholen einer Zweitmeinung).
 Gesondert wird nochmals darauf hingewiesen, dass die elektronische Fallakte lediglich eine virtuelle Fallakte darstellt, demnach lediglich eine temporäre Zusammenführung aus bereits bestehenden, anderweitig gespeicherten Dokumenten und keine Primärdokumentation repräsentiert. Daraus resultiert, dass im Falle einer Löschung nur die Wurzel der elektronischen Fallakte entfernt wird, die konkreten Dokumente jedoch an ihrem konkreten Ursprungsort bestehen und gespeichert bleiben. Eine explizite Löschung dieser Dokumente im Primärsystem vor der in §10 Abs. 3 MBO/Ärzte geregelten Aufbewahrungsfrist, in der Regel mindestens zehn Jahre, ist nicht einforderbar.